Sebuah survei dari American Society for Training and Development pada tahun 2004 saja mengungkapkan bahwa hampir 60% perusahaan-perusahaan di Amerika telah menggunakan teknologi e-learning untuk melatih karyawan mereka. Kini, training ala e-learning sudah mengglobal dan digunakan oleh banyak perusahaan. Hal itu didasarkan atas berbagai keuntungan dari segala aspek yang bisa didapatkan oleh perusahaan.

Pertama, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tinggi untuk pelatihan karyawan, baik itu biaya perjalanan karyawan atau pelatih ke kantor cabang dan atau sebaliknya mendatangkan karyawan ke kantor pusat. Cukup hanya dengan koneksi internet maka perusahaan dapat membuat sebuah konten e-learning sehingga seluruh karyawan pun dapat mengaksesnya via PC yang ada di setiap perusahaan cabang. Dengan pembelajaran seperti ini, banyak biaya yang dapat ditekan oleh perusahaan misalnya saja biaya trainer, kelas, akomodasi dan transportasi serta biaya lainnya. Kedua, penerapan e-learning juga memberikan efek fleksibilitas yakni lebih bersifat efisien dalam mengatur waktu pelatihan. Selama terhubung dengan internet, proses training pun bisa dilakukan kapan dan dimana saja tanpa menghabiskan banyak waktu. E-learning dapat diterapkan dengan menjangkau wilayah geografis yang hampir tidak memiliki batas. Dengan kata lain, karyawan tidak perlu mengalokasikan waktu khusus yang panjang untuk sebuah training.

Keuntungan ketiga adalah pembelajaran melalui e-learning juga sangat efektif. E-learning bisa menjadi sebuah solusi tepat bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang serta jumlah karyawan yang mencapai ribuan. Selain itu, bila pelatihan secara konvensional umumnya mengorbankan waktu-waktu produktif karyawan-karyawan produktif untuk memberikan pelatihan secara full time kepada karyawan baru maka bila menggunakan e-learning mereka hanya tinggal melakukan pengawasan saja. Transfer pengetahuan pun tidak putus karena jika mereka pindah atau keluar kerja maka karyawan baru tetap bisa belajar lewat modul training yang sudah tersedia dalam e-learning. Tugas perusahaan dalam hal ini hanya melakukan upaya investasi awal saja yakni dengan membuat modul training.

Langkah selanjutnya, modul tersebut tinggal di re-use saja sehingga pelatihan-pelatihan berikutnya tidak memerlukan terlalu banyak investasi baik itu dari segi biaya maupun waktu. Bila perusahaan bertipe consulting, maka dengan e-learning karyawan baru dapat dipersiapkan secepatnya untuk melayani pelanggan sehingga ujung-ujungnya dapat menambah penghasilan perusahaan. Tak hanya itu, pembelajaran e-learning juga memiliki daya tahan yang lama sehingga perusahaan dapat menjaga keseluruhan knowledge perusahaan sehingga tidak hilang seiring dengan keluar masuknya karyawan. Standar kualitas pembelajaran pun lebih konsisten dibandingkan yang konvensional oleh karena trainer tradisional cenderung memiliki materi, cara mengajar dan penguasaan materi yang berbeda-beda dibanding e-learning yang seragam.

Keuntungan lainnya adalah penerapan e-learning bersifat kontinyu atau menyambung secara terus menerus oleh karena materi yang digunakan dan dibagikan kepada karyawan pelatihan dapat dibaca dan dipelajari secara berulang-ulang dalam bentuk data, audio visual, video streaming langsung, video biasa, tes online, pelatihan multi-modal, tutorial dan lain-lain. Sistem ini juga memiliki desain lengkap tentang scoring dan penilaian jawaban sehingga karyawan mendapatkan immediate feedback yang bisa mengetahui secara langsung jawaban atas setiap pertanyaan.

Keuntungan lainnya adalah karyawan bisa selalu me-refresh pengetahuannya setelah training secara mandiri meski pengetahuan itu tidak digunakan dalam rentang waktu yang lama karena materi bisa diakses melalui laptop, komputer, gadget bahkan smartphone. Dengan kata lain, semua karyawan dapat belajar sesuai dengan kemampuan belajar dan kemauan masing-masing secara mandiri. Bila mereka belum paham maka mereka pun bisa dengan bebas mengulang materi e-learning ataupun memperlambat kecepatan belajarnya tergantung keperluan masing-masing.

Lebih lanjut, e-learning memiliki proses pembelajaran yang lebih cepat dibandingkan yang konvensional oleh karena kekuatan internet. Karyawan dapat mengakses materi-materi e-learning dengan segera dan tak terbatas oleh waktu dan tempat. Terakhir, oleh karena bisa diakses kapanpun dan dimanapun maka pembelajaran ala e-learning memiliki daya jangkau yang luas entah seberapa pun jauhnya jarak yang terbentang serta bersifat ketersediaan on-demand dimana e-learning bisa dianggap sebagai “buku saku” karyawan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan mereka setiap saat.

Contoh Kasus Implementasi E-Learning di Perusahaan

Sebuah penelitian dari majalah Forbes di Amerika dan Eropa mencatat bahwa banyak perusahaan yang telah menerapkan e-learning ternyata memiliki hasil dengan keuntungan yang cukup memuaskan. Misalnya saja perusahaan seperti Aetna yang sejak menggunakan e-learning dapat menghemat biaya pengeluaran mereka dibandingkan ketika mereka menerapkan pembelajaran konvensional. Data menunjukkan bahwa Aetna dapat menghemat hingga USD 3 juta biaya dibandingkan ketika menggunakan cara tradisional. Tak hanya itu, Federal International Finance (FIF) juga mampu menghemat hingga USD 1 juta, dibandingkan jika mereka menerapkan pembelajaran konvensional sementara Dow Chemical yang dianggap merupakan salah satu perusahaan yang memiliki sistem e-learning terbaik di dunia hanya menghabiskan dana sebesar USD 1,3 juta dalam membangun e-learning namun mampu menghasilkan benefit hingga USD 30 juta.

Perusahaan besar lainnya yang berhasil mendapatkan keuntungan dari pembelajaran e-learning adalah Hewlett-Packard Enterprise. Seperti diketahui, perusahaan Hewlett-Packard (HP) merupakan sebuah perusahaan teknologi terkemuka di industrinya yang memiliki portofolio komprehensif terkait dunia TI dan dapat membantu pelanggan di seluruh dunia. Data menunjukkan bahwa perusahaan Hewlett-Packard (HP) dapat menghemat hingga USD 5,5 juta setelah menggunakan proses training dengan e-learning. Lengkapnya, Hewlett-Packard mampu memotong biaya pelatihan bagi lebih dari 700 insinyur yang mereka miliki untuk produk-produk chip perusahaan yang selalu diperbaharui, dari USD 7 juta menjadi hanya USD 1,5 juta. Biaya yang dimaksud adalah efisiensi biaya administrasi penyelenggara, biaya transportasi dan akomodasi, serta efisiensi penyediaan sarana dan fasilitas fisik untuk belajar karyawan. Penerapan e-learning sebagai konsep pelatihan bagi para karyawan Hewlett-Packard juga memberi keuntungan lain seperti fleksibilitas kecepatan pembelajaran, otomatisasi proses administrasi, fleksibilitas waktu dan tempat, kecepatan distribusi pengetahuan dan kemampuan untuk membangun skill karyawan HP hingga ketersediaan on-demand untuk semua karyawan di cabang-cabang perusahaan Hewlett-Packard yang tersebar di seluruh dunia.

 Implementasi E-Learning oleh Cisco

Selain Hewlett-Packard, konsep e-learning sebenarnya sudah diterima dan diimplementasikan terlebih dahulu oleh perusahaan lainnya seperti Cisco System, IBM, dan Oracle. Cisco System adalah perusahaan perangkat keras jaringan komputer yang membuat switch, router dan lain-lain yang telah beroperasi di lebih dari 100 negara di seluruh dunia. Sebagai produsen terbesar perangkat keras jaringan komputer, maka Cisco System sangat berkepentingan untuk menyediakan dan menghasilkan sumber daya manusia yang ahli dalam merancang, membuat serta merawat jaringan komputer baik itu LAN maupun WAN. Keberhasilan Cisco System dalam mengembangkan cabangnya ke seluruh dunia tidak lepas dari proses training dan pelatihan yang tepat bagi para karyawannya yang sangat banyak agar bisa menghasilkan tenaga-tenaga ahli profesional yang mampu mengembangkan perusahaan ke level lebih tinggi di masa depan. Ada banyak keuntungan yang didapatkan Cisco sejak menggunakan konsep pembelajaran e-learning. Beberapa diantaranya adalah pengurangan biaya pelatihan per-karyawan yang semula berkisar mulai dari USD 1200 – 1800 lewat cara konvensional menjadi hanya USD 120 per-karyawan. Dengan kata lain, Cisco mampu memperoleh efisiensi biaya operasional oleh karena adanya pemangkasan biaya pelatihan para staf Cisco yang sebelumnya harus bepergian untuk kebutuhan knowledge update. Ini tentu saja sangatlah menguntungkan mengingat jumlah karyawan Cisco sebagai perusahaan multi-internasional yang begitu banyak.

Begitu terkenal dan suksesnya sistem training Cisco sehingga membuat perusahaan ini membangun sistem pembelajaran ala e-learning sendiri yang dikenal sebagai CNAP atau Cisco Networking Academy Program. CNAP ini sendiri merupakan program pelatihan jaringan komputer dengan konsep e-learning yang mulai diluncurkan sejak tahun 1993 bekerja sama dengan berbagai institusi pendidikan baik itu sekolah lanjutan atas, college hingga beberapa akademi di USA yang terintegrasi secara global via internet. Oleh karena bekerja sama dengan institusi lainnya, maka CNAP ini tidak hanya diterapkan pada karyawan saja namun juga memberi kesempatan kepada kalangan umum yang ingin belajar tentang komputer. Caranya dengan mengikuti kursus selama empat semester dan serangkaian tes online dan akhirnya mendapatkan sertifikat dari Cisco. Penggunaan serta keuntungan e-learning yang benar-benar mengagumkan ini sampai membuat John Chambers, CEO Cisco System mengatakan bahwa e-learning merupakan “the next killer app” atau aplikasi besar untuk masa depan bagi kalangan industri dan teknologi.

Implementasi E-Learning oleh Bank Mandiri

Tak hanya perusahaan berbasis industri dan teknologi, perusahaan perbankan pun telah menerapkan e-learning. Salah satu contoh perusahaan perbankan paling konsisten dalam menggunakan e-learning adalah Bank Mandiri. Perusahaan Bank Mandiri menerapkan proses pembelajaran e-learning ini di seluruh cabangnya yang berada di seluruh Indonesia. CEO Bank mandiri bahkan menjelaskan bahwa keuntungan yang diperoleh dalam menerapkan pembelajaran tipe e-learning adalah untuk meminimalisir biaya yang dikeluarkan demi pelatihan dan pembelajaran bagi karyawan Bank yang jumlahnya tentunya tidak sedikit. Selain itu, training ala e-learning juga bersifat sangat cepat sehingga para karyawan dapat langsung mengakses materi pembelajaran yang telah dikirim melalui jaringan e-learning. Penyusunan konsep e-learning dengan baik oleh Bank Mandiri pun memberikan keuntungan lain bagi perusahaan. Metode ini terbukti mampu meningkatkan pengetahuan, skill, serta kemampuan teknis, standar pelayanan dan produktivitas karyawan dalam melayani nasabah. E-learning juga dapat memastikan bahwa dokumentasi pembelajaran yang diberikan kepada para karyawannya dapat tersimpan secara lebih terperinci dan sistematis.

Keseriusan Bank Mandiri dalam mengadopsi e-learning ditandai dengan peluncuran Learning Management System (LMS) sehingga pelajaran-pelajaran e-learning dapat diakses dan digunakan untuk melatih sekitar 18 ribu karyawannya yang tersebar di 700 kantor cabang Bank Mandiri di seluruh Indonesia. Proses operasional pembelajaran e-learning Bank Mandiri ini juga tidak terlalu sulit. Karyawan bisa memilih modul yang dibutuhkan baik itu yang berkaitan dengan keuangan dan perbankan. Pada saat membuka modul, karyawan akan diberikan semacam tes kemampuan sehingga dari hasil tes itu perusahaan bisa mengetahui tingkat pemahaman dan kemampuan karyawan yang bersangkutan. Oleh karena itu, otomatis e-learning akan menyesuaikan pemberian materi dengan tingkat pemahaman karyawan. Sistem penyampaian materi secara e-learning dalam Bank Mandiri juga dapat dipilih sesuai keinginan karyawan, bisa dalam bentuk teks, visual bahkan simulasi gambar. Lebih lanjut, e-learning yang sudah diimplementasikan sejak tahun 2003 ini dapat menghemat biaya diklat meliputi biaya transportasi, akomodasi dan biaya lain hingga 50% serta menghadirkan efisiensi di semua lini kerja Bank Mandiri.

Dengan pengetahuan e-learning yang mereka miliki, para karyawan dapat menjaring nasabah semaksimal mungkin serta mempromosikan produk-produk perbankan yang dimiliki dengan mudah. E-learning juga membuat waktu produktif karyawan Bank Mandiri semakin banyak dibanding yang konvensional sehingga dapat mempercepat proses pengembangan profesionalisme karyawan.